Hoe schrijf je duidelijk?

Duidelijk schrijven begint al voordat je gaat schrijven – met de beslissing om de lezers als uitgangspunt te nemen. En je tekst gaat pas de deur uit als die getest is door lezers uit de beoogde doelgroep.

Over elke stap in het schrijfproces is meer te vertellen. Meer weten over een onderdeel? Klik dan op de onderstreepte woorden in de tekst.

1. Voorbereiding: doel en lezer
2. Opbouw en samenhang in de tekst
3. Zinnen
4. Woorden
5. Opmaak
6. Controleren en testen

Voorbereiding: doel en lezer

• De eerste vraag is of je eigenlijk wel moet gaan schrijven. Misschien is je doelgroep meer gebaat bij een filmpje. Of kun je iemand beter bellen dan schrijven. Om deze eerste vraag te beantwoorden, moet je je doelgroep en je doel duidelijk voor ogen hebben.
• Bedenk wat je wilt overbrengen en wat je uiteindelijk verwacht van degene die je tekst leest. Moet iemand na het lezen iets doen, of hoeft dat juist niet? Kortom: wat wil je bereiken bij je lezers? De belangrijkste boodschap die je wilt overbrengen, heet de kernboodschap.
• Leef je in in je doelgroep als je je doel en kernboodschap bepaald hebt. Welke informatie heeft je lezer nodig om jouw kernboodschap te begrijpen en als dat nodig is in actie te komen?
• Vraag je af wat de lezers van jóú verwachten. Dat helpt je om in je tekst antwoord te geven op vragen die de lezers hebben.

Opbouw en samenhang in de tekst

• Ontwerp een logische opbouw en indeling van je tekst (hoofdstukken, paragrafen, alinea’s, tussenkopjes).
• Maak meteen aan het begin duidelijk wat waar staat - zeker bij langere teksten. In boeken en brochures heb je daarvoor vaak een inhoudsopgave. In kortere teksten staat soms een inleiding of leeswijzer aan het begin die vertelt wat waar staat. Op websites wijst een goede menubalk de weg, in combinatie met kopjes op de pagina, knoppen naar verwante informatie, een goede zoekfunctie en de sitemap.
• Maak aan het begin van elk onderdeel van de tekst (hele tekst, hoofdstuk, paragraaf, alinea) snel duidelijk waarover het gaat, waarom iemand het moet lezen en wat de kernboodschap van dat tekstonderdeel is.
• Zet boven de onderdelen van de tekst informatieve tussenkopjes of titels, zodat lezers direct zien waar ze iets kunnen vinden.
• Begin alinea’s zoveel mogelijk met de kernzin. Probeer je tekst zo te schrijven dat de lezer die van elke alinea alleen de beginzin leest, een goede indruk krijgt van de inhoud van de tekst. Het helpt je ook om vast te stellen of de alinea’s in de goede volgorde staan en of ze allemaal nodig zijn.

Zinnen

• Geef je lezers duidelijke aanwijzingen over hóé de zinnen samenhangen. Dat doe je met goede verwijswoorden en signaalwoorden.
• Een lange aanloop voordat een zin echt begint, leest niet prettig. Kom zo snel mogelijk tot de kern, wees direct en concreet.
• Houd bij elkaar wat bij elkaar hoort. Als er veel woorden staan tussen twee woorden die bij elkaar horen, moeten lezers onthouden dat er nog iets komt terwijl ze eerst nog iets anders lezen. Dit verschijnsel heet tangconstructie. Tangconstructies zijn moeilijk voor niet-geoefende lezers.
• Actieve zinnen kunnen een tekst concreter en persoonlijker maken. Kijk kritisch of de passieve zinnen die je gebruikt, echt het best passen in je tekst.
• Houd de lengte van je zinnen overzichtelijk: zorg dat de meeste zinnen 10 tot 15 woorden lang zijn. Wissel korte en iets langere zinnen af. Dat is prettiger voor de lezer dan allemaal korte staccato-zinnetjes. Af en toe mag een zin best iets langer zijn, als hij maar wél duidelijk in elkaar zit.
• In een concrete, levendige tekst staan veel concrete werkwoorden en het liefst ook concrete, handelende personen of instellingen. Dat betekent dat je moet uitkijken met naamwoordstijl, waarbij werkwoorden verpakt zijn als naamwoorden.

Woorden

• Gebruik gewone woorden, dus woorden die voorkomen in het normale taalgebruik van je lezers. Bedenk bijvoorbeeld hoe je iets zou zéggen als je je lezer aan de telefoon had.
• Kies moderne woorden, geen ouderwetse.
• Wees concreet. Dat betekent dat je algemene begrippen (probleem, doel) zoveel mogelijk ‘invult’ (‘zwerfafval’, ‘snelle afvoer van water’).
• Heb je een vakterm echt nodig? Leg die dan uit.

Opmaak

• Sluit aan bij de huisstijl van de organisatie waar je voor schrijft - als die er is. Daarin kan bijvoorbeeld iets staan over de kleur, lettersoort en -grootte van de (hoofd)tekst, de titels en kopjes of over het gebruik van witregels. Is er geen huisstijl? Houd dan rekening met de volgende punten.
• Creëer ‘lucht op de pagina’. Zorg voor ruime marges boven, onder en naast je tekst. Denk ook aan voldoende witruimte na titels en tussenkoppen, tussen de alinea’s en tussen de regels.
• Houd het rustig, want dat leest prettiger. Gebruik zo min mogelijk verschillende lettertypes, lettergroottes en kleuren. Zorg wel dat titels en kopjes duidelijk te onderscheiden zijn van de gewone tekst (de hoofdtekst). Maak de letters niet te klein.
• Kies voor een duidelijk contrast tussen de kleur van de letter en de achtergrond. Gebruik een donkere letter op een lichte achtergrond, niet andersom.
• Presenteer een opsomming duidelijk als een lijstje: laat de onderdelen inspringen en gebruik opsommingstekens.
• Gebruik illustraties die je tekst echt verduidelijken. Kies niet zomaar een plaatje ‘om maar een plaatje te hebben’. Gaat het om instructies? Kies dan liever voor foto’s dan voor abstracte pictogrammen.
• Houd rekening met mensen met een visuele of andere beperking. Overheidswebsites volgen de richtlijnen voor digitoegankelijkheid.

Controleren en testen

• Verbeter spel- en tikfouten. Zoek woorden op, bijvoorbeeld op het spellingdeel van deze site.
• Laat een collega je tekst meelezen, of leg hem even weg en lees hem na een paar uur nog eens door.
• Laat je tekst lezen aan mensen uit de beoogde doelgroep. Ga na of de tekst duidelijk is. Vraag bijvoorbeeld: ‘Stel dat uw buurvrouw u zou vragen wat zij moet doen, wat zou u na het lezen van deze tekst antwoorden?’
• Sommige organisaties hebben een abonnement op zogenaamde leesbaarheidstools. Daar kun je je tekst in plakken, waarna het computerprogramma aangeeft hoe moeilijk je tekst is. Zie het als hulpmiddel: je krijgt feedback, bijvoorbeeld dat een zin lang is. Jij moet dit ‘probleem’ vervolgens zélf beoordelen en eventueel oplossen.
• Als iemand anders je heeft gevraagd een tekst te controleren, kan de Checklist duidelijke taal je daarbij helpen.