Helder en bondig schrijven

“Ik wil bondiger en helderder schrijven”, horen we nogal eens als we een taaltraining geven. Of juist het tegendeel: “Ik krijg te horen dat mijn e-mails te kort zijn.”

Als we dan vertellen dat de oplossing voor die tegengestelde problemen dezelfde is, zijn mensen verbaasd. Het zit ’m uiteindelijk allemaal in een goede voorbereiding: zorg dat je weet waarom je schrijft en aan wie, en het wordt al snel veel duidelijker welke informatie je wel of juist niet moet opnemen.

Maar ja, dat is natuurlijk veel makkelijker gezegd dan gedaan. Daarom besloten taaltrainer Linda den Braven en ik speciaal voor die zakelijke schrijftaken een speciale cursus te ontwikkelen. In januari heb ik die voor het eerst gegeven, en het bleek een groot succes.

Tussenkopje

In die cursus Zakelijk schrijven gaan we een hele dag aan de slag met teksten. ’s Ochtends kijken we vooral naar structuur – niet alleen de structuur van de tekst, maar ook naar het structureren van het schrijfproces zelf.

Vaak zijn kleine ingrepen al genoeg. Zet bijvoorbeeld om de paar alinea’s eens een tussenkopje in de tekst. Daarvan knapt een tekst al enorm op. En we staan stil bij verbindingswoorden als dus en daardoor. Als je die goed gebruikt, geven ze de lezer veel houvast.

Doordat de cursisten elkaars werk steeds bekijken, ziet iedereen veel verschillende manieren waarop het óók kan. Dat leidt soms tot verwondering, maar ook tot bewondering: “Dát is een mooie!”

Streng

In de middag gaat het vooral over stijl, want welke woorden je kiest, is natuurlijk ook erg belangrijk. Neem alleen al deze drie zinnen:

• U wordt verzocht het bijgaande aanmeldformulier zo spoedig mogelijk terug te zenden.
• Wilt u het bijgaande aanmeldformulier voor 1 maart terugsturen?
• Om verzekerd te zijn van deelname kunt u het bijgaande aanmeldformulier het best zo snel mogelijk terugsturen.

Het een klinkt wat vriendelijker en toegankelijker, het ander wat strenger en afstandelijker. In de cursus leggen we uit waar ’m dat precies in zit.

Prima

Natuurlijk leidt het onderdeel 'stijl' tot discussie, want niet iedereen vindt hetzelfde mooi. En dat is ook prima. Het gaat hier niet echt om de vraag wat goed of fout is, maar om het verkrijgen van inzicht: welk effect bereik je met welke woorden?

En wie dat eenmaal doorziet, wordt vanzelf een betere schrijver.

Alle cursisten krijgen bij de training Zakelijk schrijven het boekje Check je tekst cadeau, waarin alles nog eens na te lezen is. Op 8 juni staat deze training weer op onze agenda, dan geven we deze training in Amsterdam (ook op 20 november). In Den Haag geven we deze training op 18 september. Wellicht zie ik (of mijn collega Linda den Braven) u bij een van deze trainingen? 

Aleid van de Vooren-Fokma
taaltrainer Onze Taal