De overlast van e-mail en hoe die te bestrijden is

Daniël Janssen en Frank Jansen

E-mail is niet alleen maar handig, er zitten ook schaduwkanten aan – vooral voor de ontvanger. Want die krijgt wel héél veel berichten, die bovendien allemaal schreeuwen om een snel antwoord. Communicatiekundigen Daniël Janssen en Frank Jansen spreken van "elektronische dwingelandij". Wat is daartegen te doen?

Luis Suarez schreef vorig jaar zomer in The New York Times: "Aan het begin van dit jaar kreeg ik genoeg van het bekende ochtendritueel: urenlang e-mail bijwerken. Daarom deed ik iets drastisch om opnieuw controle te krijgen over mijn eigen productiviteit. Ik ben het gebruik van e-mail enorm gaan inperken, en nu mail ik nauwelijks nog. Ik realiseerde me namelijk dat hoe meer e-mails je beantwoordt, hoe meer je er terugkrijgt. Het wordt een vicieuze cirkel. Door die cirkel te doorbreken, lukte het me om in één week de hoeveelheid e-mails met 80% te reduceren."

Suarez, nota bene een consultant van IBM, is niet de enige die zich overspoeld voelt door zakelijke elektronische post, en die effectiever blijkt te kunnen werken door minder te e-mailen.

Sociale verhoudingen

Maar behalve om effectiviteit gaat het ook om iets anders: om de overlast die e-mails bezorgen, en om de vraag wie die overlast mag veroorzaken. Uiteindelijk gaat het dus ook om sociale verhoudingen. Neem nu de universiteit. Een van de schrijvers van deze bijdrage heeft onlangs besloten dat zijn studenten alleen nog maar mogen e-mailen tussen 8.30 en 9.30 uur. Alle e-mails die studenten buiten deze e-mailtijden versturen, worden genegeerd. Deze maatregel riep heftige reacties op. Hetzelfde ondervond een docent aan de Universiteit van Amsterdam die helemaal niet meer door studenten gemaild wilde worden. Ze konden hem bellen of gewoon langskomen. Maar dat pikten de studenten niet en ze 'eisten' dat de docent in kwestie bleef e-mailen.

Het idee is duidelijk: bij e-mail zijn lusten en lasten ongelijk verdeeld. De zender heeft de lusten, en de lasten komen voor rekening van de ontvanger. Wat is daaraan te doen? En dan hebben we het niet over privé-e-mail, maar vooral over de e-mails die we voor ons werk krijgen, en dus moeten beantwoorden.

(...)

We stellen een aantal etiquetteregels voor, die hierop neerkomen: stop met e-mailen of neem dezelfde terughoudendheid in acht als bij persoonlijk contact.

(...)

De rest van dit artikel vindt u in het meinummer van Onze Taal.

Lid worden